1. Objeto
El presente documento tiene como finalidad informar al paciente o usuario sobre el tratamiento de los datos personales suministrados durante el proceso de solicitud, programación, realización, procesamiento, consulta y entrega de exámenes y resultados a través de los servicios del Hospital y de la plataforma tecnológica utilizada para su gestión.
El tratamiento de la información se realizará de conformidad con la normativa colombiana aplicable en materia de protección de datos personales, particularmente la Ley 1581 de 2012, sus normas reglamentarias y demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o sustituyan.
2. Finalidad del tratamiento de la información
Los datos personales suministrados por el paciente serán utilizados exclusivamente para las actividades necesarias relacionadas con la prestación y gestión de los servicios solicitados, incluyendo:
- Identificar correctamente al paciente.
- Registrar y gestionar las solicitudes de exámenes.
- Programar y controlar la realización de los exámenes requeridos.
- Asociar correctamente cada examen con el paciente correspondiente.
- Procesar administrativamente la información relacionada con el servicio.
- Vincular los exámenes realizados con el sistema de resultados del Hospital.
- Facilitar la consulta, generación, almacenamiento y entrega de resultados.
- Enviar comunicaciones estrictamente relacionadas con la solicitud, programación, realización o disponibilidad de los exámenes y sus resultados.
- Mantener la trazabilidad necesaria de los procesos realizados dentro de la plataforma.
- Atender obligaciones legales, regulatorias, administrativas o sanitarias aplicables.
La información recopilada a través de este sistema no será utilizada para finalidades comerciales, publicitarias o diferentes de las aquí informadas, salvo que exista una autorización adicional del titular o una obligación legal que permita o exija dicho tratamiento.
3. Datos que podrán ser tratados
Para el funcionamiento del servicio podrán tratarse datos tales como nombres y apellidos, tipo y número de identificación, información de contacto, información necesaria para identificar al paciente, datos relacionados con la solicitud de exámenes y demás información estrictamente necesaria para gestionar el servicio.
Cuando la naturaleza del servicio implique el tratamiento de información relacionada con la salud, esta será considerada información sensible y recibirá el tratamiento y las medidas de protección correspondientes conforme a la legislación aplicable.
4. Sistema de resultados del Hospital
La plataforma podrá realizar la vinculación o intercambio de información estrictamente necesaria con el sistema institucional de resultados del Hospital, con el propósito de relacionar correctamente al paciente, los exámenes solicitados y los resultados generados.
Esta integración tendrá exclusivamente finalidades operativas, asistenciales y administrativas relacionadas con la prestación del servicio.
La información no deberá ser utilizada por el proveedor de la plataforma tecnológica para fines propios diferentes a la prestación, soporte, seguridad, mantenimiento y funcionamiento del sistema contratado.
5. Responsabilidad sobre la información
El Hospital será responsable del tratamiento de los datos personales en los casos y bajo las condiciones que determine la legislación aplicable.
La empresa que suministra, desarrolla, aloja o brinda soporte a la plataforma tecnológica actuará dentro del alcance contractual y legal que le corresponda respecto de la información procesada mediante el sistema.
El proveedor tecnológico no determina diagnósticos médicos, resultados clínicos, interpretaciones médicas ni decisiones asistenciales. Su participación se limita a proporcionar las herramientas tecnológicas necesarias para registrar, transmitir, almacenar, consultar o gestionar la información, según corresponda.
Por lo tanto, la responsabilidad sobre la generación, contenido, interpretación, validación y entrega clínica de los resultados corresponderá al Hospital y/o a los profesionales de salud competentes, de acuerdo con sus respectivas funciones y obligaciones legales.
Lo anterior no constituye una exoneración de las obligaciones legales que correspondan al Hospital, al proveedor tecnológico o a terceros que intervengan en el tratamiento de información personal.
6. Seguridad y confidencialidad
El Hospital y los terceros que intervengan legítimamente en el funcionamiento de la plataforma deberán adoptar medidas razonables de carácter técnico, administrativo y organizacional orientadas a proteger la información contra pérdida, acceso no autorizado, alteración, divulgación o utilización indebida.
El acceso a la información estará limitado a las personas, sistemas y servicios que requieran conocerla para cumplir las finalidades descritas en este documento.
7. Derechos del titular
El titular de los datos personales podrá ejercer los derechos reconocidos por la legislación colombiana aplicable, incluyendo, cuando corresponda:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar información sobre el uso dado a sus datos.
- Presentar consultas o reclamos relacionados con el tratamiento de su información.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada cuando legalmente corresponda.
- Revocar la autorización o solicitar la supresión de los datos cuando resulte legalmente procedente.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento.
- Ejercer los derechos especiales previstos legalmente respecto del tratamiento de datos sensibles.
8. Conservación de la información
La información será conservada durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fue recopilada y durante los periodos adicionales que resulten exigibles de acuerdo con las obligaciones legales, sanitarias, contractuales o de conservación documental aplicables.
9. Autorización
Al aceptar esta política, el titular manifiesta que ha sido informado sobre las finalidades del tratamiento y autoriza de manera previa, expresa e informada el tratamiento de sus datos personales, incluyendo los datos sensibles que resulten estrictamente necesarios para gestionar los servicios de salud y exámenes solicitados, dentro de los límites establecidos por la legislación aplicable.
Asimismo, autoriza que la información estrictamente necesaria sea transmitida, consultada o intercambiada entre la plataforma tecnológica y los sistemas institucionales del Hospital cuando ello sea necesario para gestionar los exámenes y permitir la correcta asociación, procesamiento y consulta de sus resultados.
10. Declaración de aceptación
Declaro que he leído y comprendido la presente información sobre tratamiento de datos personales y conozco las finalidades para las cuales será utilizada mi información.
Entiendo que los datos suministrados serán utilizados para la gestión de los exámenes requeridos, su procesamiento administrativo y asistencial, y su vinculación con el sistema de resultados del Hospital.
He leído y acepto la Política de Tratamiento de Datos Personales y autorizo el tratamiento de mis datos para las finalidades anteriormente descritas.